Hvornår skal du printe?
Vi lever i en digital tidsalder, men der er stadig et behov for trykte dokumenter.
I en tid, hvor selv e-mail er truet af nye meddelelsestjenester, kan det virke direkte quixotisk at påstå, at print stadig har en plads. Men tag et godt kig på den måde, vi læser og arbejder med trykte dokumenter eller korrespondance på, og det er klart, at det trykte dokument har fordele, som den elektroniske formular ikke kan matche. Tricket til ikke at spilde penge på udskrivning i erhvervslivet er ikke at fjerne det fra kontoret, men at finde ud af, hvor det er passende, og hvor det ikke er. Når alt kommer til alt, med de rigtige printere, blæk og medier kan udskrivning være omkostningseffektiv og bæredygtig, samtidig med at det hjælper din virksomhed og dit team med at arbejde mere effektivt.
Hvornår må du ikke udskrive?
Det store salg af det papirløse kontor - og det største argument mod print - er, at det er spild og unødvendigt. Nogle gange er det tilfældet. Selvom det synspunkt kan være overdrevet, med nogle undersøgelser, der hævder, at med moderne printere, blæk og bæredygtige medier kan print være det mere miljøvenlige valg, giver det stadig ikke mening at udskrive mange almindelige kontordokumenter og -kommunikation. De fleste daglige e-mails, notater, formularer, regler, retningslinjer og regler er generelt bedre tilbage i elektroniske formater. Der er ingen reel fordel ved at udskrive dem, og hvis medarbejderne har brug for at henvise til dem, giver det mere mening at have en søgbar, opdateret version tilgængelig ved et klik på et link eller en knap, ikke udleveret og pakket ind på et skrivebord.
Tænk også på rod. Skriveborde dækket af notater eller opslagstavler sprængfyldt med dokumenter er ikke i nogens interesse, og hvis et dokument eller en note er noget, der skal læses en eller to gange og derefter kasseres, giver det simpelthen ingen mening at lægge det på en fysisk side. E-mail fungerer glimrende til korte, direkte, informative kommunikationer. Medmindre du har juridiske eller lovgivningsmæssige grunde til at udskrive dem, skal du efterlade dem i din e-mailklients indbakke, ikke i udskriftsbakken.
Hvornår skal du printe?
Det gør ikke dine kontorprintere forældede - langt fra. Faktum er, at vi reagerer på en udskrevet side på andre måder, end vi gør på en skærm, og selv tablets og e-ink-skærme fungerer ikke på helt samme måde. I nogle situationer, hvor du har brug for, at læseren sidder op, er opmærksom, lærer eller bliver påvirket, er blækkets kraft på papir svær at slå.
Udkast og beviser
Tal med de fleste professionelle redaktører, designere, underredaktører eller korrekturlæsere, og de vil fortælle dig, at den bedste måde at tjekke en side eller et dokument grundigt på er at arbejde på en god gammeldags udskrift. Stave- og grammatikfejl, der kan lure uset på skærmen, skiller sig ud på papiret. Et manglende tegnsætningstegn eller en forkert skrifttype er nemmere at få øje på, mens det kan være nemmere at få en fornemmelse for ordstrømmen på siden, billedernes påvirkning og hvordan et design fungerer sammen som en helhed. Desuden er udskriften nemmere at markere; du kan fremhæve problemområder og lave noter hurtigt på siden, selvom du skal tage disse ind eller tilføje kommentarer til det digitale dokument senere. Ganske vist har mange virksomheder fundet digitale arbejdsgange, der fungerer for dem, men som en tommelfingerregel, hvis noget skal have et ordentligt tjek, før det ruller ud til kunder eller produktion, er det værd at printe ud og tjekke.
Kundesiden eller markedsføringsmateriale
Selvom e-mail er en fantastisk måde at finde nye kunder eller sprede information på, har trykte brochurer, faktaark og flyers ofte større indflydelse. Ikke alene er trykte materialer håndgribelige, men de er mere robuste og bærbare end en elektronisk kommunikation; nemmere at stikke i mappen til at læse senere, eller i lodtrækningen til reference på et senere tidspunkt. Mest af alt kan en veldesignet udskrift fange opmærksomheden og fastholde den på en måde, som en PDF eller e-mail, vist på en skærm, der er travlt med ikoner, vinduer, apps og meddelelser, måske ikke.
Korrespondance
E-mail er genial til afslappet, hverdagskommunikation, mens beskedapps og -tjenester er perfekte til hurtige diskussioner i realtid. Alligevel er der stadig scenarier, hvor et brev i posten vinder. Et brev virker ofte mere personligt; et objekt, som nogen har sendt specifikt for dig at modtage, selvom du er svagt klar over, at der var tale om en automatisk udsendelse. Hvad mere er, mens den gennemsnitlige e-mail-indbakke bliver fyldt med spam og beskeder hver dag, er der mindre konkurrence i den gennemsnitlige dags post. Folk vil også ofte bruge mere tid på at læse et brev, og hvis de vælger at scanne det, er der større sandsynlighed for, at de trækker nøgleoplysningerne ud.
I 2013 bestilte label- og papirspecialisten, Avery, psykologer ved London Metropolitan University til at studere virkningerne af e-mail og trykt korrespondance. Undersøgelsen involverede 40 deltagere i alderen 20 til 52, som hver modtog de samme beskeder og blev bedt om de samme svar. Men mens 20 fik disse beskeder via e-mail, fik de andre 20 dem i trykt brevform. Undersøgelsen viste, at e-mail-versionen var signifikant vurderet til at have mindre indflydelse end brevversionen, mens meddelelser blev vurderet som mere personlig, når de ankom via brev. Desuden sagde 85 % af deltagerne, at de helt sikkert ville læse breve mere omhyggeligt, 85 % beskrev breve som ’mere ægte’ og 80 % mente, at et brev ville have en bedre chance for at overtale nogen om noget. Når du har brug for at kommunikere noget med ægte energi, gennemslagskraft eller et personligt præg, kan gammeldags print stadig være den bedste vej at gå.
Beretninger og forslag
Rapporter, forslag og andre dokumenter, der rækker ud over en eller to sider, er altid værd at printe ud, og det hele handler om forståelse og fastholdelse. I 2013 bad forskere ved Universitetet i Stavanger i Norge 72 femten til seksten årige studerende om at studere en fortællende tekst og en forklarende tekst, med begge omkring 1.500 ord lange, men mens halvdelen læste teksterne på papir, mens den anden halvdel læste teksterne på papir. læs dem som PDF-filer på computere med 15 tommer TFT-skærme. Efterfølgende gennemførte eleverne læseforståelsestest, hvor de kunne referere til teksterne. Forskerne bemærkede, at de studerende, der læste PDF-filer, havde sværere ved at finde specifik information og ikke viste så dyb forståelse.
Andre psykologer har bemærket den måde, vi arbejder med dokumenter på papir, ved at bruge tekstens fysiske egenskaber – siderne, placeringen og udseendet af illustrationer eller grafik, placeringen af afsnit og overskrifter, ja selv formen af teksten på siden – som et middel til at navigere igennem det og låse information på plads i vores hjerner. Skriblede noter og highlighter-markeringer kan hjælpe os med at gemme nøglepunkter eller finde dem senere. Og i sidste ende er det simpelthen nemmere at læse lange dokumenter på papir, end det er på skærmen, hvor arbejdet med at scrolle kan optage noget af vores opmærksomhed, og hvor det er alt for nemt at glide ind i en scan-og-gennemse, ikke-lineær læsemåde; den slags stil, der fungerer, når vi surfer på nettet efter klumper af information, men ikke når vi skal se seriøst på noget, analysere det og virkelig tage det ind.
Kort sagt, mens elektroniske dokumenter og e-mail ser ud til at spille en større rolle i moderne kontorer, er der stadig scenarier, hvor det trykte ord og billede fungerer bedre. Når du har brug for opmærksomhed, påvirkning eller bare for at vide, at noget er forstået, så gå efter blæk på papir hver gang.
Find ud af, hvorfor implementering af grønne politikker kan hjælpe din virksomhed med at trives.
